Las colecciones científicas conservadas en el Museo Nacional de Ciencias Naturales son la infraestructura de referencia del personal multidisciplinar del Centro, así como de la comunidad científica nacional e internacional en las áreas de Biología, Paleontología, Geología y cambio global. Es el centro decano en España en la gestión de colecciones sistemáticas e históricas de historia natural, forma parte de las redes nacionales de museos creadas con el objeto de potenciar la divulgación científico-tecnológica y de reforzar el importante papel de los museos en el acceso de los ciudadanos a la cultura científicas, y por último se relaciona, a través de redes de colecciones y museos, con centros homólogos y de ámbito internacional. Se atienden solicitudes de toma de imágenes digitales de los fondos de la colección con fines científicos, didácticos, culturales y comerciales.

El personal de la colección realiza la gestión técnica y administrativa de la solicitud: elabora y tramita los documentos de aceptación de condiciones y la solicitud de reproducción fotográfica de fondos de la colección, que debe ser autorizada por la dirección del museo. Si la solicitud la realizan instituciones no nacionales, la documentación se redacta en inglés. Localiza el material que ha sido solicitado y revisa su estado de conservación. En función de las solicitudes, la toma de imágenes puede realizarla el propio solicitante (requiere la visita a las colecciones), el personal de la colección o el Servicio de fotografía (en ambos casos, 2D digitales de alta resolución). En este último caso el personal de la colección se encarga de contactar con el servicio, trasladar los ejemplares al mismo y estar presente mientras se realiza la toma de imágenes. En cualquiera de los últimos casos, las imágenes se enviarán por medios electrónicos.

Se inicia previa petición por escrito dirigida al responsable técnico de la colección. El tiempo de respuesta es extremadamente variable en función de las solicitudes previas, de la disponibilidad del espacio de consulta, y de la disponibilidad de personal de apoyo en el momento de la solicitud, del tiempo de tramitación de la autorización y, en su caso, de la disponibilidad del Servicio de fotografía (el solicitante deberá abonar las tarifas asociadas a este servicio). Depende también de la cantidad de ejemplares que se soliciten.

El incumplimiento de los términos y condiciones establecidos puede ser motivo para denegar futuras solicitudes.